0. Introduction.

La Direction Générale de la Sécurité Juridique et de la Foi Publique, dans sa résolution du 23 octobre 2020 (BOE du 6 novembre 2020), a décidé qu’il est nécessaire que les membres du Conseil d’Administration qui assistent à la réunion soient identifiés pour l’enregistrement de l’événement sur lequel ils s’accordent, même lorsque tous ceux qui composent l’organe collégial sont présents, car elle considère que la mention générique que tous les membres du conseil assistent n’est pas suffisante.

1. Procuration accordée par le Conseil d’Administration et sa soumission pour inscription au Registre du Commerce.

Dans le cas en question, le Conseil d’Administration s’est réuni et a accepté d’accorder une procuration à une société commerciale. Une fois que l’accord a été soumis pour enregistrement, le Registre du Commerce de Tolède l’a qualifiée négativement et a convenu de ne pas procéder à l’enregistrement puisque, conformément à l’article 97.1.4 II du Règlement du Registre du Commerce, « [d]ans le cas des organes administratifs collégiaux, le nom des membres présents doivent être exprimés, en précisant ceux qui sont présents en personne et ceux qui sont représentés par un autre membre ». Dans le cas de cette résolution, le nom des administrateurs participant à la réunion du Conseil d’Administration n’a pas été indiqué.

En réponse à la notation négative, le notaire qui a autorisé la procuration a déposé un recours auprès du gouvernement, en indiquant que la Direction Générale elle-même avait précédemment déclaré qu’il n’était pas nécessaire d’énumérer nommément les conseillers présents à la réunion du conseil d’administration lorsque l’attestation indique qu’ils sont tous présents, ce qui, à son avis, est parfaitement logique, puisque l’exigence d’une liste des conseillers présents est compréhensible lorsque seule une partie d’entre eux est présente; cependant, lorsque tous sont présents, il ne semble pas raisonnable d’avoir des doutes sur l’identité des conseillers présents.

2. Résolution de la Direction Générale.

La Direction Générale a décidé de rejeter le recours et de confirmer la décision, considérant que la règle 4 de l’article 97.1 du Règlement du Registre du Commerce prévoit que « [d]ans le cas d’organes administratifs collégiaux, le nom des membres présents doit être indiqué, en précisant ceux qui sont présents en personne et ceux qui sont représentés par un autre membre ». En outre, elle a indiqué que l’article 112 du même texte réglementaire comprend deux passages dont découle l’obligation d’enregistrer les noms des directeurs:

(i) Conformément au paragraphe 2 de l’article 112 précité, [si] les résolutions doivent être inscrites au Registre du Commerce, toutes les circonstances des procès-verbaux qui sont nécessaires pour qualifier la validité des résolutions adoptées doivent être consignées dans le certificat », de sorte que le résumé des administrateurs présents semble être le moyen idéal de vérifier le traitement successif de l’article 11.3 du Règlement du Registre du Commerce.

(ii) Conformément à la règle 4 de l’article 112.3 du règlement d’enregistrement susmentionné, « [d]ans le cas des organes administratifs, il n’est pas nécessaire de préciser combien d’entre eux ont participé en personne ou par procuration ». Cette règle nouvellement transcrite permet au Centre Directeur de conclure que « les noms des membres présents » doivent être exprimés, qu’ils soient présents en personne ou représentés par un autre membre.

3. Conclusion de la Direction Générale: Les conseillers doivent toujours être exprimés, même s’ils sont tous présents.

Pour le Centre Directeur, l’argument selon lequel les conseillers devraient être cités nommément lorsque seuls certains d’entre eux sont présents, mais pas lorsque tous sont présents, ne semble pas approprié.

Selon la résolution, l’objectif de l’exigence discutée est de vérifier que les personnes qui ont assisté à la réunion sont des administrateurs, sont enregistrées et sont suffisantes pour la constitution valide de l’organisme. Toutefois, cette vérification n’est pas possible lorsqu’il est seulement indiqué que tous les conseillers qui composent le Conseil d’Administration sont présents, car dans ce cas les membres du groupe auquel il se réfère ne sont pas identifiés. Rien ne change le fait que l’acte de nomination du Conseil d’Administration soit accordée dans le protocole notarié juste avant, puisque le fait qu’il ne soit pas probable que la composition du Conseil ait été modifiée ne devrait pas éliminer la possibilité de contrôle par le bureau d’enregistrement du commerce.